Archivering


Archivering is niet een onderdeel waarbij veel mensen direct aan een automatiseerder denken. Echter is Ariane ICT actief op het gebied van archivering, vooral doordat ondernemers meestal niet op de hoogte zijn van onderstaande.

“Dat er een bewaarplicht bestaat voor zakelijke documenten dat weten de meeste ondernemers wel. maar dat men ook de zakelijke e-mails moet bewaren dat is voor veel ondernemers onbekend. Dit alles moet 7 jaar bewaard worden. Zowel gegevens op papier als opgeslagen in elektronische vorm zoals elektronische bank en giro-afschriften, elektronische agenda’s, e-mails, gegevensbestanden, enz.”

Kortom al uw verzonden e-mails van offertes tot aan bestellingen en / of ontvangstbevestigingen dienen 7 jaar toegankelijk te zijn voor niet alleen de belastingdienst, maar uiteraard ook voor uzelf.

Dit is niet alleen een plicht vanuit de overheid, maar levert voor uzelf ook een aantal voordelen op:
  • Archivering levert structuur op in uw opslagsysteem.
  • Het is eenvoudiger om, verstuurde, gegevens op te zoeken.
  • Door archivering houdt u uw e-mailboxen en opgeslagen gegevens up-to-date en opgeruimd, gemiddeld wordt er per medewerker in 2011 al 7GB mail per jaar verstuurd en ontvangen!
Dit archiveren kan worden toegepast op verschillende manieren, wilt u meer weten over deze verschillende archiveringsmogelijkheden  en hoe u uw organisatie digitaal kan structureren waarbij zelfs een “paperless office” kan worden gerealiseerd?

Neem dan gerust contact met ons op en vraag naar deze mogelijkheden voor meer uitleg en informatie.